Política de Tratamiento de Datos Personales

Política de Tratamiento de Datos Personales.

Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S Innovaciones Tecnológicas S.A.S sociedad comercial especializada en la gestión de proyectos de ciberseguridad y seguridad de la información en desarrollo de las actividades previstas en su objeto social, identificada con NIT 900.477.027-2, domiciliada en la Calle 26 # 69 – 63 Edificio Torre 26 Oficina 513 de Bogotá D.C., portal web https://Invotecsa.com, correo electrónico: [email protected], teléfono 3185145464, en adelante, denominada como LA COMPAÑÍA reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus trabajadores, clientes, proveedores y en general de todas sus partes interesadas, respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que, en cumplimiento a los mandatos constitucionales y legales, presenta la siguiente política para todas sus actividades que involucren tratamiento de información personal con el fin de dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales así como dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información.

Título 1 – Definiciones

Las definiciones que a continuación se presentan, son el resultado de lo expuesto por la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y demás requisitos legales y normativos aplicables. Por lo anterior, los mismos han de ser interpretados de manera integral y en conformidad con el derecho fundamental que desarrollan.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. El consentimiento puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó la autorización.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita cuyo fin es informar al titular de los datos sobre la existencia de un manual de políticas de tratamiento que le será aplicable al procesamiento de su información
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento (ej. Base de Datos de clientes, entre otras).
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero o legatario)
Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos Personales Privados: Aquellos cuyo conocimiento es restringido al público.
Datos Públicos: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, que puede ser tratado por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en el registro civil de las personas (p.ej. si se es soltero o casado, hombre o mujer) y aquellos contenidos en documentos públicos (p.ej. contenidos en Escrituras Públicas), en registros públicos (p.ej. el registro de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría), en gacetas y boletines oficiales y en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Oficial de Protección de Datos Personales: Responsable al interior de LA COMPAÑÍA, encargado de vigilar, controlar y promover la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Título 2 – Marco Legal Aplicable al Tratamiento

En virtud de la presente política se aplicarán los siguientes referentes legales, normativos y los procedimientos expedidos por LA COMPAÑÍA para el tratamiento de los datos personales.

Constitución Política de Colombia.
Ley Estatutaria 1266 de 2008, en lo que resulte aplicable.
Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 1377 de 2013.
Decreto 886 de 2014.
Decreto Único 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
Decreto único 1072 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.
Decretos Reglamentarios.
Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC (Titulo V)
Guía Responsabilidad Demostrada.
Guía Oficial de Protección de Datos.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y demás manuales, lineamientos, procedimientos que establezca la compañía.
Jurisprudencia aplicable.
ISO 27001 en su versión vigente.
ISO 9001 en su versión vigente.
Demás normas que lo adicionen sustituyan y/o modifiquen.

Título 3 – Principios Rectores a los que está sujeto el Tratamiento

Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S Innovaciones Tecnológicas S.A.S, en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales:

Principio de Incorporación Sistemática: Los principios de Protección de Datos Personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos del negocio.
Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y en las demás disposiciones que desarrollen lo relacionado con datos personales.
Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del Tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de datos públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de esta.
Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

Título 4 – Tipos de Titulares de Información

Los titulares de información entendidos como las personas naturales de quienes se predican los datos personales que son objeto de tratamiento, han sido identificados y categorizados a partir de las distintas actividades que definen la operación de la organización de la siguiente manera:

Clientes: Grupo de personas naturales o jurídicas que adquieren los productos y servicios ofrecidos por Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S, esta categoría contempla clientes personas naturales y corporativos. La tipología de datos tratados de los mismos es:
- Datos generales referentes a su condición de mayoría de edad.
- Datos de Identificación, inclusive biométricos
- Datos de ubicación privada y comercial
- Datos socioeconómicos: Datos patrimoniales de la persona
Proveedores: Personas naturales o jurídicas que prestan sus servicios personales o profesionales, acorde con sus competencias y las necesidades de Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S, soportando así el funcionamiento de La Compañía
- Datos generales referentes a su condición de mayoría de edad
- Datos de Identificación
- Datos de ubicación Comercial
- Datos socioeconómicos: Información relacionada con los antecedentes académicos, laborales, profesionales, información acerca del tipo de vinculación al Sistema Integral de Seguridad Social, datos de identificación tributaría.
Colaboradores: Corresponde a las personas naturales que formalizan un vínculo jurídico contractual para poner a disposición de Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S su capacidad laboral y de esta manera colaborar en la consecución de las metas y objetivos de La Compañía.
La tipología de datos tratados de los mismos es:
- Datos generales referentes a su condición de mayoría de edad.
- Datos de Identificación incluida la información biométrica.
- Datos de ubicación privada y comercial
- Datos socioeconómicos: Datos de carácter económico, Información tributaria, datos patrimoniales, datos de carácter laboral, nivel educativo, Información relacionada con el Sistema Integral de Seguridad Social.
Visitantes: Personas naturales que ingresan a las instalaciones de Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S a realizar actividades esporádicas, la tipología de datos que se tiene de este tipo de titulares es:
- Datos generales referentes a su condición de mayoría de edad.
- Datos de Identificación generales
- Datos de ubicación comercial
- Datos socioeconómicos: Información relacionada con el Sistema Integral de Seguridad Social

Título 5 – Datos sensibles y Derechos de los niños, niñas y adolescentes

Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S Innovaciones Tecnológicas S.A.S. recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores para cumplir con las obligaciones legales relacionadas con la afiliación a sistemas de seguridad social y parafiscales, así como para garantizar los derechos fundamentales de los niños a la salud y la recreación. La empresa se asegurará de obtener la autorización correspondiente para el tratamiento de estos datos, priorizando siempre el interés superior del menor y respetando los derechos de niños, niñas y adolescentes.

Título 6 – Tratamiento y Finalidades del Tratamiento de los Datos

TRATAMIENTO: Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S utilizará la información proporcionada únicamente para los fines especificados. La compañía se compromete a proteger las bases de datos que contengan dicha información, restringiendo el acceso a personal no autorizado, salvo en los casos permitidos por la ley. Para garantizar la confidencialidad, se adoptarán todas las medidas necesarias conforme a la Ley 1581 de 2012 y regulaciones pertinentes.

FINALIDADES: Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S se compromete a recolectar, almacenar, procesar, usar y transferir los datos personales cumpliendo con los deberes de seguridad y confidencialidad establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. En su calidad de responsable del tratamiento, Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S declara que estos datos serán procesados con las siguientes finalidades:

Recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos para el cumplimiento de las funciones de la organización.
Desarrollar estudios previos y procesos de selección para garantizar la contratación necesaria para el funcionamiento de la organización.
Cumplir con los requisitos legales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), Seguridad de la Información y otros requisitos aplicables.
Realizar seguimiento a los resultados de los exámenes médicos ocupacionales para verificar el cumplimiento del marco legal en SST.
Supervisar las restricciones y recomendaciones derivadas de los exámenes médicos ocupacionales.
Registro de ausentismos y seguimiento de incapacidades médicas.
Aplicar pruebas psicotécnicas a aspirantes y colaboradores para identificar competencias y perfiles profesionales.
Gestionar la vinculación de clientes, proveedores y terceros para facilitar procedimientos contables y financieros, así como su control y seguimiento.
Reportar facturas de terceros según las condiciones presentadas.
Almacenar la trazabilidad e historial de requerimientos legales de terceros.
Actualización de la historia laboral, registros de nómina y programas de bienestar para el titular y su núcleo familiar.
Atender y resolver peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
Documentar eventos y sensibilizaciones, así como reuniones internas y externas.
Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción del cliente a través de evaluaciones del servicio.
Registrar o autorizar el ingreso a las instalaciones de la organización.
Registrar información relacionada con la gestión financiera de los proveedores.

Así mismo, la recolección y tratamiento automatizado de datos personales como consecuencia de la navegación y/o registro en el Sitio Web http://Invotecsa.com tienen como finalidades:

Gestión y administración de los servicios ofrecidos en el Sitio Web, en los que los usuarios decidan utilizar, contratar o suprimir.
Estudio cuantitativo y cualitativo de las visitas y de la utilización de los servicios por parte de los usuarios.
Envío por medios tradicionales y/o electrónicos, de información relacionada con Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S y cualquiera de sus servicios.
Realización de actividades comerciales y de mercadeo digital que estén relacionadas con el desarrollo del objeto social de Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S Innovaciones Tecnológicas S.A.S

Título 7 – Autorización del Titular

El tratamiento de datos personales requiere la autorización previa e informada del titular, salvo en las excepciones establecidas por la ley. Esta autorización puede obtenerse por cualquier medio que permita su consulta posterior. Se considerará válida si se manifiesta (i) por escrito, (ii) de forma oral, o (iii) mediante firmas en formatos específicos. Cuando la recolección de datos se realice a través de medios digitales, como formularios en línea o portales web, la aceptación se considerará válida si el titular (i) marca una casilla de verificación o (ii) completa el formulario.

LA COMPAÑÍA solicitará a los titulares de la información autorización expresa, previa e informada para su tratamiento. Esta podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas. La Compañía conservará prueba de las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos. En el supuesto de que el titular de la información opte por solicitar la eliminación de sus datos, la autorización otorgada se mantendrá vigente durante el tiempo que LA COMPAÑÍA lo considere necesario para atender a requisitos de orden legal y demás relaciones contractuales.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Título 8 – Derechos que le asisten al Titular de la Información

Los titulares de los derechos que a continuación se mencionan, son personas naturales y/o jurídicas cuyos datos personales son objeto de tratamiento, y tienen derecho a:

Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
Identificar al responsable en la Organización que dará trámite y respuesta a sus solicitudes
Conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales frente a Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S Innovaciones Tecnológicas S.A.S como Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S Innovaciones Tecnológicas S.A.S, como Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S Innovaciones Tecnológicas S.A.S, como Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales del Titular.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y la demás legislación que modifique, adicione o complemente a estas.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política de Colombia.
Acceder a través de una solicitud formal a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Solicitar la supresión de sus datos personales, abstenerse de suministrar información personal de naturaleza sensible, solicitar y revocar la autorización otorgada, ser informado sobre el uso que se da a sus datos y consultar de forma gratuita los datos personales suministrados, atendiendo a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Así mismo, el Titular de los datos personales tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S Innovaciones Tecnológicas S.A.S, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud. El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Título 9 – Transmisión y Transferencia de datos

Transmisión Internacional de Datos: Con ocasión de las actividades desarrolladas por LA COMPAÑÍA, podrá servirse de transmitir información para que ésta sea tratada por terceros encargados dentro y fuera del territorio nacional. El tratamiento de datos deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente política y a los estándares de seguridad implementados por LA COMPAÑIA. Así mismo, deberá incluirse en la autorización otorgada por el Titular de la información, la debida habilitación para llevar a cabo la transmisión en cuestión.

Título 10 – Administración Bases de Datos

Dando cumplimiento al Artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento y protección de datos personales, en el Registro Nacional de Base de Datos – RNBD, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con la circular externa 002 del 03 de noviembre de 2015 establecida para tal efecto. LA COMPAÑÍA hace un manejo de sus bases de datos con información personal, atendiendo a las finalidades antes señaladas y sus vigencias están estrictamente ligadas al cumplimiento de dichas finalidades.

10.1 Periodo y Vigencias de las Bases de Datos

Todas las bases de datos de propiedad Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S, tendrán el periodo y vigencia correspondiente con la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a la Organización.

Título 11 – Sistema de Centro Servicios Compartidos

El Grupo Thomas Greg & Sons, dispone de un Centro de Servicios Compartidos (CSC) a través de su sociedad matriz Thomas Greg & Sons Limited (Guernsey) S.A., mediante la cual presta servicios de gestión de procesos y actividades administrativas, financieras, gestión humana, tecnología, contratación, jurídicas, entre otras, para las sociedades del Grupo. Dada dicha estructura, Thomas Greg & Sons Limited (Guernsey) S.A., en calidad de Centro de Servicios Compartidos (CSC), estará facultada para transferir la información personal que administra de cada una de las Compañías del Grupo Thomas Greg & Sons, incluyendo la información de Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S Innovaciones Tecnológicas S.A.S. Por lo anterior, en el caso de transferencia de información, Thomas Greg & Sons Limited (Guernsey) S.A., y las demás Compañías del Grupo Thomas Greg & Sons, así como, las compañías a las que llegue a prestarle sus servicios se encuentran obligadas a:

Que la información que se transfiera estará dentro de los parámetros del tratamiento de datos aquí expuestos y en los procedimientos o lineamientos que LA COMPAÑÍA expida para ello, donde tienen sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, que serán similares a las establecidas por la Compañía en sus procesos. La información transferida solo podrá utilizarse para cumplir los objetivos establecidos en esta política.
Thomas Greg & Sons Limited S.A como encargado de la información, velará por el cumplimiento de las políticas y será responsable del cumplimiento de las mismas cuando se trate de transferencia de información a las Compañías del Grupo Thomas Greg & Sons o a las compañías a las que preste servicios como Centro de Servicios Compartidos, sólo se transmitirá la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones, además de las finalidades emanadas de la estructura de servicios compartidos que maneja la Compañía.

Título 12 – Persona o Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

Acorde al título anterior, el Centro de Servicios Compartidos – CSC, ha designado como responsable de realizar la atención a peticiones, consultas, quejas y/o reclamos relacionados con el uso y tratamiento de datos personales a interior de la Organización por medio del Oficial de Cumplimiento de Datos Personales de LA COMPAÑÍA. De igual manera, INVOTECSA INNOVACIONES TECNOLÓGICAS S.A.S ha sido designado como responsable de velar por el cumplimiento de esta política.

12.1 Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos

El ENCARGADO del tratamiento de datos personales, estará atento a través de los siguientes canales de comunicación, para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para recibir solicitudes de información, actualización, rectificación y supresión de datos personales, así como de informar sobre la solicitud de revocar la autorización para el tratamiento de estos:

Comunicación escrita dirigida a INVOTECSA INNOVACIONES TECNOLÓGICAS S.A.S INNOVACIONES TECNOLOGICAS S.A.S, Calle 26 # 69 – 63 Oficina 513 de Bogotá D.C., de lunes a viernes de 9:00 AM a 4:00 PM.
De manera física se puede radicar la consulta o reclamo al proceso de Gestión del Riesgo del Centro de Servicios Compartidos (CSC) del Grupo Thomas Greg & Sons, mediante comunicación dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales, ubicado en la Carrera 42 Bis N° 17ª -75 de Bogotá.
Solicitud mediante correo electrónico: [email protected] – [email protected]

Titulo 13 – Procedimiento para la Presentación de Peticiones, Solicitudes,
Consultas y Reclamos y Mecanismos para Ejercer los Derechos de los Titulares

13.1 Atención y respuesta a peticiones y consultas

El Titular o su apoderado, podrán solicitar a Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S:

Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento
Información respecto del uso que se le ha dado por partes Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S a sus datos personales.

El titular de la información, sus causahabientes, realizará las consultas a través de comunicación escrita o por medio de correo electrónico, en el que:

Determine su identidad, incluyendo su nombre y número de identificación.
Se especifique de manera clara y expresa el motivo de la consulta
Se acredite el interés legítimo con el que actúa, adjuntando en todo caso los debidos soportes.
Se indique la dirección física o electrónica de correspondencia a la que se pueda remitir la respuesta de la solicitud.

De conformidad con el artículo catorce (14) de la Ley 1581 de 2012: “La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término”.

Si no es posible responder dentro de este plazo, se informará al interesado sobre la causa de la demora y se indicará una nueva fecha para la atención de su solicitud. En tales casos, Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S notificará tanto al solicitante como al responsable del tratamiento, remitiendo la petición a la entidad territorial competente para su gestión.

13.2 Atención y respuesta a quejas y reclamos

Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:

La solicitud deberá contener como mínimo nombre completo y apellidos, número de identificación
La descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo
La dirección y datos de contacto del solicitante por los que requiere recibir la respuesta a su solicitud.

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Invotecsa Innovaciones Tecnológicas S.A.S deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos 30 días hábiles desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o revocación de la autorización otorgada para el tratamiento, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá, por medio físico o electrónico, presentar oportuna reclamación al área responsable. De conformidad con el artículo quince (15) de la Ley 1581 de 2012, dicha reclamación será procedente una vez se verifique el cumplimiento de los requisitos que a continuación se presentan:

En caso de que la Compañía no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

“El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.”

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

Título 14 – Modificaciones a la Política

LA COMPAÑÍA se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet https://invotecsa.com/ ,o en el mecanismo habilitado por la Compañía con cinco (5) días hábiles de antelación a su implementación y durante la vigencia de la política. En caso de no estar de acuerdo con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

Título 15 – Divulgación y Concientización

La presente Política será divulgada a través de la página web y en el sistema integrado de gestión de la organización y rige a partir de la fecha de su aprobación.

Título 16 – Vigencia

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entrará en vigor a partir de su aprobación y publicación. Esta política será revisada, modificada y actualizada en caso de que surjan nuevos lineamientos, requisitos legales o directrices internas o externas que lo justifiquen. Las bases de datos que contengan datos personales tendrán una vigencia correspondiente al tiempo que se utilice la información para los fines establecidos en esta política. Una vez cumplidas estas finalidades, y siempre que no exista una obligación legal o contractual que exija la conservación de la información, los datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Esta política estará vigente desde el 20 de junio de 2024.